สำนักงานบัญชี ดุสิต กรุงเทพมหานคร

ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ผู้ประกอบการที่ต้องการเสนอราคาขายสินค้าหรือบริการให้หน่วยงานราชการ ต้องดำเนินการ:

• ลงทะเบียนเป็นผู้ค้ากับภาครัฐในระบบ e-GP (Electronic Government Procurement) ของกรมบัญชีกลาง
• เตรียมเอกสารบริษัท ทุนจดทะเบียน ผลงานในอดีต และสถานะทางการเงิน
• จัดทำหลักประกันการเสนอราคา (Bid Bond) และหลักประกันสัญญา (Performance Bond) จากธนาคาร
• ติดตามการประกาศประมูลในระบบ e-GP และยื่นซองอิเล็กทรอนิกส์ภายในเวลาที่กำหนด

ในแง่บัญชี:

• ค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนและค่าหลักประกันถือเป็นค่าใช้จ่ายในการประกอบกิจการ
• เงินค้ำประกันที่ฝากธนาคารถือเป็นสินทรัพย์อื่น ต้องบันทึกแยกจากเงินสดทั่วไป
• ค่าเดินทางและค่ารับรองในการประมูลเป็นค่าใช้จ่ายที่หักได้ตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร

ผู้รับเหมาที่ไม่เคยขายให้รัฐมาก่อน ควรเริ่มจากงานขนาดเล็กเพื่อสร้างผลงานในระบบก่อนเสนอราคางานใหญ่

หลักการที่ต้องทราบ:

• กรณีจ่ายเงินครั้งหนึ่งที่ไม่ถึงเกณฑ์ตามที่ประกาศกรมสรรพากรกำหนด ไม่ต้องหัก
• กรณีสินค้าหรือบริการที่ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้ตามกฎหมาย ไม่ต้องหัก
• หน่วยงานราชการต้องออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายให้ผู้ขายทุกครั้ง

จุดที่ต้องระวัง:

• หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายต้องตรงกับชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท
• ภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่สะสมเกินภาษีที่ต้องเสียทั้งปี สามารถขอคืนได้ภายใน 3 ปีนับแต่วันที่ครบกำหนดยื่นแบบ
• การไม่บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ครบทำให้บริษัทจ่ายภาษีเกินจริง

ผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT และขายสินค้าหรือบริการให้หน่วยงานราชการ ต้องดำเนินการดังนี้:

• ออกใบกำกับภาษีให้หน่วยงานราชการเมื่อส่งมอบงาน
• รวม VAT 7% ในราคาที่เสนอประมูล หรือแยก VAT ตามเงื่อนไขในประกาศประมูล
• หน่วยงานราชการจ่ายเงินรวม VAT ให้ผู้ขาย
• ผู้ขายนำ VAT ขายไปยื่นในแบบภพ.30 และนำส่งกรมสรรพากรตามเดือนที่ออกใบกำกับภาษี

ข้อควรระวัง:

• หน่วยงานราชการที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่สามารถนำ VAT ที่จ่ายไปใช้เป็นเครดิตได้ แต่ผู้ขายยังต้องนำส่ง VAT ขายตามปกติ
• การส่งมอบงานในระยะยาวที่แบ่งงวดรับเงิน ต้องออกใบกำกับภาษีตามจังหวะการส่งมอบหรือการรับเงินตามที่กำหนด ไม่ใช่รวมท้ายสัญญา
• การคืน VAT ของผู้ขายที่ขายให้รัฐต้องตรงกับการหัก ณ ที่จ่าย 1% ทำให้ต้องบันทึกรายการให้สอดคล้องกัน

โรงพยาบาลรัฐในพื้นที่ดุสิตและใกล้เคียง เช่น โรงพยาบาลวชิรพยาบาล (มหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช) มักจัดซื้อยาและเวชภัณฑ์จากผู้จัดจำหน่ายที่ขึ้นทะเบียน ผู้ประกอบการต้องเตรียม:

• ขึ้นทะเบียนเป็นผู้ผลิตหรือผู้นำเข้ายากับสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) ตามพระราชบัญญัติยา พ.ศ. 2510
• ลงทะเบียนเป็นผู้ค้ากับโรงพยาบาลรัฐในระบบ e-GP
• ราคายาต้องสอดคล้องกับราคากลางยาที่กระทรวงสาธารณสุขประกาศเป็นช่วง ๆ
• ใบสั่งซื้อยาควบคุมพิเศษและยาเสพติดให้โทษ ต้องมีเอกสารกำกับและรายงานตามที่กฎหมายกำหนด

ในแง่บัญชี:

• การส่งมอบยาเป็นงวดให้โรงพยาบาลต้องบันทึกรายได้ตามจังหวะการส่งมอบ ไม่ใช่ตามคำสั่งซื้อ
• โรงพยาบาลรัฐมักชำระเงินช้า อาจต้องตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญตามเงื่อนไขที่กำหนด
• ยาที่หมดอายุระหว่างเก็บในคลังต้องตัดออกพร้อมหลักฐานการทำลายตามที่ อย. กำหนด

นอกจากขั้นตอนปิดบริษัททั่วไป ผู้รับเหมาที่ทำงานให้หน่วยงานราชการต้องเคลียร์เพิ่ม:

• งานที่ยังไม่ส่งมอบหรืออยู่ในระยะประกันผลงาน ต้องพิจารณาว่าจะดำเนินการต่อให้จบ โอนให้บริษัทอื่น หรือชดใช้ค่าเสียหายตามสัญญา
• หลักประกันสัญญาที่วางไว้กับธนาคาร ต้องดำเนินการขอคืนเมื่อสัญญาเลิกหรือผลงานพ้นระยะประกัน
• ใบรับรองผลงานและประวัติการเป็นคู่สัญญากับรัฐ ต้องดำเนินการในระบบ e-GP เพื่อแจ้งสถานะหยุดดำเนินการ
• รายการสินค้าและวัสดุที่จัดซื้อสำหรับโครงการภาครัฐแต่ยังเหลือ ต้องตัดสินใจขายต่อหรือทำลาย พร้อมหลักฐานทางบัญชี
• การหักภาษี ณ ที่จ่ายที่หน่วยงานราชการหักไว้ในงวดสุดท้าย ต้องยื่นขอเครดิตคืนพร้อมการปิดบัญชี

กระบวนการปิดบริษัทผู้รับเหมาภาครัฐใช้เวลา 12-24 เดือน ขึ้นอยู่กับจำนวนสัญญาที่อยู่ในระยะประกันผลงานและความเรียบร้อยในการคืนเงินค้ำประกัน